You’ll Have the Most Impact by Prioritizing Your Appointments

Када су у питању датуми, држим се једног правила и само једног правила. Увек унапред заказујте састанке са запосленима, клијентима, потенцијалним клијентима, партнерима и другим пословним партнерима.

Главни разлог? То даје вама – и људима које срећете – довољно времена да планирате у складу са тим. Заказивање такође осигурава да сви спрече штуцање као што су сукоби календара и долазак на време. и штити ваш најважнији ресурс; време.

Дозволите ми да вам дам недавни пример о тој последњој тачки. Имам новог клијента који треба да прегледа обим пројекта пре него што почнемо. Пошто приоритете обично заказујем унапред, нећу стати када ме пита да ли може да ме позове за 10 минута. извини брате; Треба ми више опреза.

Али, постоји још један разлог зашто би требало да дате приоритет својим састанцима. Имаћете много већи утицај на све у свом професионалном и приватном животу.

Ставићете вредност у свој распоред

Резервисани распоред лако може постати укорењен у вашу рутину. То је један од главних разлога зашто заказујемо састанке. Али, понекад, живот не иде по плану. Међутим, битно је да поштујете своје драгоцено време.

Не дозволите да вам неко каже другачије. Ваше време је драгоцено без обзира на професију, године, титулу или број година у школи. Давање приоритета састанцима показује вама и другима да сте озбиљни у вези са њима је твоје Циљеви и календар. На овај начин јасно дајете до знања да нисте под надзором и позивате друге.

Када добијете позив који није хитан или добровољан, размислите да ли ће састанак додати вредност вашим непосредним циљевима и потребама. Како ће ово именовање утицати на ваш напредак? Хоће ли вас то спутавати, или још горе, држати подаље?

Можете прихватити термин ако одговара вашим циљевима и потребама. Ако није, можете га љубазно оставити. Или, ако је потребно, одложите док не добијете.

Неки састанци нису вредни вашег времена

Нису сва именовања створена једнака да би се надовезала на оно што је раније речено. Означите неопходне састанке у апликацији за календар тако што ћете их оценити.

Истраживачки састанак или уводни позив требало би да буде једнако важан као и закључивање пројекта са клијентом са којим сте годинама радили. Међутим, стављање тог уводног позива на чекање ако је у супротности са задовољством вашег клијента је још важније.

Поштоваћете време других људи

“Поштовање је двосмерна улица; ако желите да га добијете, морате га дати.” – РГ Рисцх

Иако морате јасно да штедите своје време, морате такође да поштујете друге. На крају крајева, колико можете бити фрустрирајући када имате састанак у 15:00 само да би остали учесници стигли на 15 минута? Ко су вам они, још горе, духови?

Уз то, ево неких од најбољих начина да покажете поштовање другима. И како заказивање може помоћи.

  • Одвратите им пажњу када су заузети. Не знам за тебе. Али, када сам у околини, мрзим да ме прекидају. Зато сам ставио телефон на нечујни режим. Не желите да узнемиравате друге када су заузети, ван радног времена или чак спавају. Алтернативно, можете да делите свој календар тако да видите када сте доступни.
  • Не одговара. Сви знамо некога ко никада не одговара на наше позиве, поруке, е-пошту или друге облике комуникације. Ако очајнички желите да дођете до те особе, можда ћете се осећати фрустрирано. Не буди та особа. Закључајте одређени датум и време да бисте их контактирали.
  • Долазите стално касно. Још једном, време је драгоцени ресурс. Ако сте заказани за састанак у одређено време, будите тамо одмах.
  • Немојте се припремати. За то нема оправдања. Ако знате да имате састанак следећег четвртка у 15 часова, то значи да имате довољно времена да се припремите.
  • Поново закажите сваки састанак. У неком тренутку, то је довољно. Не дозволите другима да пречесто прилагођавају своје распореде јер се не можете обавезати.

Имаћете довољно времена да све обавите

Време које је потребно да се припреми за састанак се често занемарује. Када немате времена да се припремите, заказивање низа узастопних састанака може да се врати. На пример, претходни састанак је каснији од планираног, а ви сте сада касније од следећег састанка.

Одређивање приоритета састанака вам омогућава да боље разумете захтеве сваког састанка. Уместо да га само отпустите, ваше именовање ће бити успешно због вашег активног учешћа. Опет, будите поштовани тако што ћете доћи на време и бити спремни.

Поврх тога, давање приоритета састанцима осигурава да и даље можете обавити свој други посао. На пример, ако имате заказан термин месец дана унапред, нећете имати рок за задатак истог дана. Са друге стране, ако сте преоптерећени, нећете се превише трошити прихватањем позивнице у последњем тренутку.

Уравнотежите посао и живот

Равнотежа између посла и приватног живота може вам помоћи да водите срећан и испуњен живот.

Ако дате приоритет својим састанцима, имаћете времена само за најважније, што ће резултирати бољом равнотежом између посла и приватног живота. Ако сте упознали све ове датуме, моћи ћете да се фокусирате на ствари које су вам најважније у животу. Иако се ово разликује, то значи да проводите време са породицом, пријатељима, хобијима и споредним пројектима.

Савети о одређивању приоритета ваших састанака

Ево неколико начина да одредите приоритете за састанке како бисте створили продуктиван, ефикасан и ефикасан распоред.

  • Поставите своје приоритете. Користећи нешто попут Ајзенхауерове матрице, поставите своје приоритете и прво их закажите. Остатак се може одложити, делегирати или избрисати. То је једноставан начин да будете свесни своје доступности за следећу недељу, месец или чак годину.
  • Користите програм за заказивање термина на мрежи. Да ли сте знали да се 40% термина резервише након радног времена? Коришћење алата као што је календар аутоматизује ваше састанке 24/7. Поред тога, елиминише потребу за слањем и примањем е-поште и телефонских позива. Софтвер такође може да шаље аутоматизоване подсетнике и потврде. Такође може да понуди интелигентне предлоге за заказивање уз моћ машинског учења.
  • Изаберите сврху. Питајте о сврси термина у аутоматизованој поруци коју шаљете када неко затражи термин. На овај начин знате о чему се ради на састанку пре него што му се посветите. Можете сачекати до каснијег датума ако то није неопходно или ако сте веома заузети.
  • Никад не реци не. Слободно љубазно одбијте захтев за састанак ако састанак не постигне циљ. Поред тога, дељење календара ово чини још лакшим јер можете да блокирате своје присуство.
  • Анализирајте своје састанке. На крају, одлучите колико времена ћете потрошити на сваки састанак. Дакле, рецимо да типичан састанак траје 30 минута. Мораћете да одвојите 45 минута, 30 за сам састанак и 15 минута за припрему.

Ово ће вам дати представу о томе колико састанака можете разумно заказати сваки дан.

Кредит за слику: Алек Греен; Пикелс. Хвала вам!

Највећи утицај ћете имати тако што ћете одредити приоритете својих састанака, што је Џон Ремптон првобитно објавио у Календару

Leave a Comment