Take Control Of Your Calendar In 5 Simple Steps

Да ли сте прочитали Овај чланак У Атлантику пре неколико недеља? Онај који је успутно поменуо да су састанци порасли за 250% (!) од пандемије. Што се помиње од 21 до 22 сата је нова „врхунска продуктивност“.

Прочитао сам. И хтео сам да повратим.

Продуктивност која достиже врхунац у 21 сат значи једно: људи немају времена да заврше свој посао током радног дана.

Да, да, знам да су неки људи природно продуктивнији увече. Ово није оно о чему ми овде говоримо. Цео свет није преко ноћи променио обрасце хронотипова. Овај „врхунац“ је директан резултат феномена који чујем од својих клијената из дана у дан. Нешто што буквално видим на њиховим календарима. Састанци 9-5 сада се састоје од чврстог блока састанака лицем у лице. А „ноћу“ је једино време да се уради било какав прави посао.

Да ли је ово ехо? Да ли сте и ви ово осетили? Нисте сигурни како да изађете из ове петље?

Па, желим да поделим једноставан оквир који можете да користите да вам помогне да контролишете свој календар: 5 рупија од ревизије састанка

Први корак: размислите

Први корак је да заиста размислите о састанцима у вашем календару који би се могли добро искористити да је ваше време. Али понекад може бити тешко знати који састанци су вредни вашег времена. А када нисте сигурни у нешто, време је да почнете да пратите!

Дакле, ако погледате свој календар и нисте сигурни шта да избаците или преместите, или осећате да је све неопходно, желим да почнете са малим праћењем састанака пре него што пређете на следеће кораке.

Ево како: током две недеље, сваки пут када присуствујете састанку, ако напустите састанак и сматрате да то није било добро искоришћено ваше време из било ког разлога (можда краће, а већина људи је обављала више задатака, то је могла бити имејл , итд.), Једноставно промените боју тог састанка у свом календару у сиву (или било коју боју коју не користите у друге сврхе).

То ће бити ваша тајна шифра.

Затим, када погледате свој календар две недеље касније, биће лакше уочити обрасце у погледу тога који састанци не изгледају вредни. У свом тренутном формату.

Корак 2: Уклоните

Када одлучите који састанци су вредни вашег времена У свом тренутном форматуА који нису, време је да видите да ли постоји нешто што можете у потпуности да уклоните.

Највећи утицај на свој календар и време ћете имати тако што ћете се уверити да су прави састанци који се понављају у вашем календару јер им је потребно време, недељу за недељом.

Погледајте своје честе састанке и запитајте се:

  • Да ли у вашем календару постоје састанци на које уопште не морате да присуствујете? Један од начина да размислите о овоме је ако нешто не добијете И Допринесите нешто састанку, можда вам уопште неће бити потребно да то буде у вашем календару.
  • Да ли постоје састанци за ажурирање статуса или други састанци „само са информацијама“ који се могу претворити у е-пошту?
  • Постоје ли састанци на којима су вам потребне информације, али можете ли делегирати неког другог да иде умјесто вас? Да ли постоји сарадник или извештај уживо који вам може дати сажетак или се једноставно можете ослонити на белешке са састанка?

Када имате листу састанака за које мислите да не би требало да буду у вашем календару убудуће, време је да размислите да ли ви контролишете те састанке или ћете морати да укључите друге да унесу ове промене.

  • Ако имате потпуну контролу над састанком, наставите и унесите неопходне промене (наравно, уз одговарајућу комуникацију са другима који су укључени).
  • За остало, направите листу разговора који су вам потребни и додајте их у свој систем обавеза.
  • Не повлачите се са састанака док не добијете одобрење других да утичете. (Није добра идеја доносити ове одлуке без обзира на друге, а у зависности од ваше улоге, можда ћете морати да поступате олако.)

Про врх: Користите језик експеримента пре него језик промене. Нико не жели да буде идиот који није вољан да експериментише, али многи људи су отпорни на промене. Покушај:

„Радим на подизању своје продуктивности и проверавам како се моје време користи. Волео бих да се уклоним са следећих састанака [timeframe] Јер [reason] И види да ли свима одговара. Наравно, ако не успије, можемо се вратити на садашњи распоред“.

Корак 3: Минимизирајте

Након што уклоните састанке који уопште не морају да буду у вашем календару, време је да видите да ли можете да смањите време које други састанци проводе у вашем календару. Да бисте смањили време састанка, имате две примарне полуге: понављање и дужину.

  • Који састанци треба да остану у вашем календару, а који се могу смањити?
    • Запитајте се:
      • Можемо ли да пређемо 45 минута од онога што иначе покривамо за сат времена?
      • Исто тако, да ли бисте могли да радите 20 минута уместо 30?
  • Који састанци треба да остану у вашем календару и чија се учесталост може смањити?
    • Запитајте се :
      • Да ли би овај састанак требало да буде недељно или би се могао одржавати сваке две недеље?
      • Шта је са другим временским оквирима?
  • Када добијете листу састанака чије трајање или учесталост се могу смањити, време је да размислите о томе да ли имате контролу над тим састанцима или ћете морати да укључите друге да изврше ове промене.
    • Направите листу разговора који су вам потребни и додајте их у свој систем обавеза.
    • Не мењајте састанке док не добијете одобрење од других, тако да то утиче.

Професионални савети:

  • Смањите подразумевана времена састанака у подешавањима календара.
    • У Гоогле календару ово подешавање се зове „Брзи састанци“, а у Оутлоок-у се зове „Заврши састанке раније“
  • И овде користите језик експериментисања. Покушај:

„Сигуран сам да смо сви нервозни због узастопних састанака. Да ли бисте били вољни да наше једносатне састанке претворите у састанке од 50 минута за следећи месец да видимо да ли можемо да постигнемо оно што нам је потребно и да имамо мало да имате простора у нашим распоредима за живу паузу или за додавање ставки Рад на наше листе обавеза?“

Корак 4: Промените редослед

Сада су прави састанци у вашем календару, одговарајуће дужине и учесталости и време је да „тетрис“ свој календар!

Ако ваш календар изгледа као швајцарски сир, можда бисте желели да направите више простора за дубоко фокусиран рад.

Нека разматрања:

  • Да ли узастопни састанци раде за вас? Ако не, колики бафер желите/потребан између састанака?
  • Да ли желите “дан без састанка”? (Нисам сигуран, погледајте мој чланак о овоме.)
  • Блокирајте и одредите приоритет времена које вам је потребно сваки дан за „прави посао“ (комуникације, пројекти) уместо да покушавате да ускладите посао између састанака.
  • Ако сте менаџер:
    • Покушајте да померите све своје 1:1с уназад (са било којим бафером који вам је потребан) истог дана сваке недеље.
    • Размислите о блокирању „канцеларијског времена“ где можете заказати све прилагођене поруџбине у своје време.

Када имате листу састанака које желите да преместите, време је да размислите о томе да ли контролишете те састанке или ћете морати да купујете од других да бисте извршили ове промене.

  • Направите листу разговора који су вам потребни и додајте их у свој систем обавеза.
  • Не мењајте састанке док не добијете одобрење од других, тако да то утиче.

Корак 5: Поновите

С обзиром на природу састанака који се повећава током времена, само зато што сте једном ревидирали састанак, не значи да ће ваш календар заувек остати леп и чист. (Извините што вам га шаљем!)

Дакле, сада је време да додате задатак који се понавља у свој систем обавеза да урадите ове кораке сваких 3-6 месеци како бисте лакше држали календар под контролом.

Лично, проверавам календар свака 3 месеца, када радим своје тромесечно планирање.

Leave a Comment