Schedule Your Calendar This Way to Increase Productivity

Уметност планирања радног дана да бисте смирили свој ум и повећали продуктивност кључна је за дугорочни успех. Али ово је лакше рећи него учинити. На крају крајева, сви имамо различите временске оквире и енергетске врхунце – и сметње нас непрестано бомбардују.

Али није све изгубљено. Ево неколико савета о томе како да закажете календар да бисте повећали продуктивност.

Одредите време за планирање.

Требало би да планирате своје дневне задатке као дневну, недељну или месечну праксу – или чак и ако је то током целе године. У идеалном случају, требало би да га укључите у свој распоред – било да је у питању нови ритуал недеље увече или сат који блокирате у Гоогле календару сваког петка поподне.

Када закажете време за планирање, нећете заборавити ниједан рок или основне задатке. Када дате приоритет планирању, такође ћете стећи самопоуздање да ћете тачно знати шта да очекујете када сваки дан почне. Што је најважније, ово ће спречити сукобе календара или пропуштене рокове.

Укратко, план ствара услове за успех и смањује стрес неспремности или неорганизованости за недељу која је пред нама.

Започните дан јутарњим ритуалом.

“Јутарња рутина вас охрабрује да уђете у прави ток чим се пробудите. Она припрема ваш ум и енергију тако да имате продуктиван дан”, написала је Дајана Ричи у ранијем посту у Тхе Цалендар. “Најбоље од свега, не трошите енергију размишљајући о томе шта треба да урадите. То је аутоматски.”

„Иако свако има своју савршену јутарњу рутину, ево шта треба да додате својој јутарњој рутини ако желите да имате продуктиван дан:“

  • Имаћете више времена за себе ако устанете пре свих.
  • Након буђења, попијте 16 унци воде. Ако вам и даље треба мало додатне хидратације током дана, попијте још једно од ових пића након јутарње рутине. Уместо да наставите да пијете ово пиће, попијте га и идите својим путем.
  • Не користите телефон током овог времена и дубоко размислите.
  • Да бисте остали активни током дана, вежбајте.
  • Обавезно једите здрав доручак. Вежбање одржава ваше тело и ум активним.
  • Сазнајте више о својој индустрији или научите нешто ново читајући 15 минута.
  • Медитирајте 10 минута. Може вам помоћи да побољшате своју способност фокусирања.

Време блокира ваш календар.

Са блокирањем времена, бићете свеснији како проводите своје време. Што је најважније, можете остати организовани током дана тако што ћете одвојити време за дневне задатке. То је зато што време блокирања постиже следеће;

  • Групирајте сличне задатке заједно
  • Успостављање граница
  • Фокусирајте се на један по један задатак
  • Мотивише вас да размислите о својим приоритетима
  • Не подстичемо одлагање и обављање више задатака

Иако ефикасне, постоје неке грешке које се могу спречити које треба избегавати, као што су;

  • Неуспех у одређивању приоритета задатака. Да бисте то спречили, користите стратегије као што је Ајзенхауерова матрица.
  • Додајте ставке са листе обавеза у свој календар. Да бисте временски блокирали своје задатке, прво морате да одлучите колико времена имате за сваки задатак.
  • Смањите време које ће ствари требати.
  • Попуните свој календар. Пратите своје време како не бисте претерано користили или претерано обављали задатке.
  • Попуните свој календар. Додајте бафере између временских блокова за руковање паузама, хитним случајевима или припремним временима.
  • Не наводећи дан “вишка”. Одвојите слободан дан ако стално касните на задатке. Можда бисте радије резервисали пола дана. Најбољи дан за ово је дан када сте најпродуктивнији.

Изаберите „Најважније“.

Обављање телефонских позива, присуствовање састанцима и одговарање на е-пошту су основни задаци који ће неизбежно заокупити ваш дан и спречити вас да постигнете своје циљеве. Зато се побрините да ствари које морате да постигнете сваког дана укључите у свој дневни распоред како бисте избегли ове сметње.

Имајте на уму своје циљеве сваке недеље када планирате свој распоред. Ако вам је потребна помоћ, запитајте се шта треба учинити да бисте били на правом путу? Затим, сваки дан изаберите МИТ (најважнији задатак). Одржавање фокуса вам омогућава да трошите мање времена на небитне задатке.

Када сам максимално фокусиран и продуктивност, планирам задатке који су најважнији у том тренутку. Заузврат, заказујем задатке који не захтевају много менталне обраде када сам уморан.

Добро је документовано да се когнитивне функције мењају током дана у зависности од времена. Највећа продуктивност за већину људи, укључујући и мене, дешава се између 9 и 11 сати ујутро. Због тога више волим да радим задатке на МИТ-у између 9 и 11 ујутру него да радим мање захтевне задатке, као што је одговарање на е-пошту.

Можете користити супротан приступ касније током дана ако откријете да се нивои ваше продуктивности повећавају. За правилно планирање МИТ-а неопходно је разумети време највећег оптерећења вашег пословања.

Искористите моћ пауза.

Функција о повећању продуктивности Америчког психолошког удружења (АПА) из 2017. цитира доктора наука Ларија Розена као истраживача који верује да је мање прекида кључно за продуктивност. Али, наравно, то није увек могуће за већину нас.

Одржавање пажње дуже од неколико минута може бити тешко. На крају крајева, балансирање нашег радног оптерећења, обављање задатака, брига о академском образовању наше деце и друге обавезе обично нам сметају.

Росенов одговор? Обично правите паузе. На пример, ако радите без прекида 15 минута, предлаже се да одвојите неколико минута да проверите свој телефон или поруке.

Упркос чињеници да 15 минута можда не изгледа као довољно времена, Розен објашњава: „Када научите како да радите 15 минута, почните да повећавате време пре него што направите паузу у технологији.

Росеново истраживање и друге студије показују да осам сати дневно није најефикаснији начин за одржавање продуктивности. Алтернативно, подела радног дана и отказивање сталних састанака могу драматично променити ниво енергије људи и повећати продуктивност.

Ако сте склони одлагању или не знате одакле да почнете, провођење дугог радног дана са више великих задатака може бити неодољиво. Међутим, коришћење стратегија попут помодоро технике може вам помоћи да развијете вештине управљања временом. Ово ће временом повећати вашу продуктивност и истовремено вас заштитити од сагоревања и сагоревања.

Објашњење Помодоро технике

Техника помодоро добила је име по италијанској речи за парадајз. Састоји се од пет једноставних корака;

  • Изаберите задатак.
  • Подесите тајмер на 25 минута.
  • Радите на задатку док се бројач не угаси.
  • Направите кратку паузу – обично око 5 минута.
  • Свака 4 помодора, а то су 3-4 радна периода од по 25 минута, направите дужу паузу – обично 15-30 минута.

Овај процес се мора понављати током дана. Када завршите са Помодором, означите свој напредак са “Кс”. Поред тога, треба да приметите колико често сте одлагали или радили на другим стварима. После сваког радног дана размислите о овим информацијама.

Могуће је извршити прилагођавања успут, према мом искуству. Претпоставимо, на пример, да одвојите време да радите неометано. У зависности од ваше супер каденце, можда ћете бити продуктивнији у то време. Неки људи раде у сетовима од 30 минута, док други раде сат времена.

Без обзира на време које вам одговара, идеја је да радите у спринтевима. Након њих следе кратке паузе уместо скакања са једног задатка на други.

Дајте називе временских периода и застоја.

Међутим, као продужетак претходне тачке, не би требало да постављате нејасан, недокументован циљ да направите паузу свака два сата. „Уместо тога, закажите термин најмање једном дневно и унапред одлучите како желите да проведете то време – све док није у вези са послом“, саветује оснивач Календара Џон Хол. Доделите одређено име сваком сепаратору, као што је „Уторак ујутру, пауза 15 минута пешкеОбезбеђује да се ово време наменски користи за ваш лични акциони план. Ваш планер вас такође може подсетити да у уторак ујутро прво извадите патике из аутомобила.

„Обавезно избегавајте две еквивалентне и супротне грешке (1) које одузимају превише времена за паузу и (2) уопште не грешите“, додаје Хол. „Започните тешко и смањите време застоја и постигните исти ниво дисциплине у свом слободном дану који носите на састанцима, телефонским позивима, имејловима итд.“

Бити флексибилан.

Можете додати унос у календар који ће се десити у одређено време. Али то не значи да ћете имати времена или жеље да то завршите у том тренутку.

Стари Грци су имали две речи за време: хронос и керос, према истраживању Бенбонанана Фича. Хронос се односи на време у хронолошким, квантитативним и планираним терминима. Каирос указује на савршен тренутак за акцију. Као резултат вашег великог интересовања за време које сте посветили Цхронос-у, можда ћете пропустити прилике да завршите задатак.

„Покушавајући да закажемо време Цхроноса и испунимо га задацима, губимо из вида кључне тренутке, догађаје или добра времена за обављање одређених ствари“, каже она.

Можете испробати ове трикове како би ваш распоред радио за вас, а не обрнуто.

Кредит за слику: Хелена Лопез. Пикелс. Хвала вам!

Ваш календарски распоред на овај начин за повећање продуктивности је првобитно објавио Џон Ремптон у Календару

Leave a Comment