Five New Workflow Improvements to Add to Your Calendar

Типичан осмочасовни радни дан обухвата око три сата рада који се троши на личне или небитне послове. Или другим речима, 15 сати сваке недеље се губи на непродуктивне задатке.

Управљање и побољшање процедура ефикасности тока посла може вам помоћи да елиминишете изгубљено време. Међутим, само знајте да је немогуће потпуно избећи свако кашњење. Али хеј. Узећемо шта можемо.

Али, који су неки од начина на које можете да примените ове промене? Ево пет побољшања тока посла које можете додати у свој календар да бисте повећали продуктивност.

Како изгубљено радно време утиче на продуктивност?

Када трошимо више времена на административне задатке, губимо драгоцено време за продуктивност. Због овог изгубљеног времена, значајан рад повезан са пројектом је смањен. Штавише, административни задаци одвлаче пажњу од важнијих послова. Што је још горе, када се заокупимо овим задацима, то нас доводи до тога да се фокусирамо и црпимо енергију.

Као да то није било довољно лоше, ове свакодневне активности које се понављају нису интелектуално стимулативне. То можда не звучи као Пеги. Али, то може учинити да нисте сити и незадовољни. Ово ће наравно ометати вашу продуктивност.

А ако мислите да вам је ово тешко, замислите шта би ово урадило вашем тиму да сте вођа. Баш као и ви, они желе да ураде више за мање времена. Али такође желе да посвете своје време и енергију да буду продуктивни, а не само заузети.

У суштини, сви ови изгубљени сати у великој мери утичу на продуктивност компаније. Дакле, од врха до дна, сви ће бити продуктивнији ако уложе више времена у посао који се односи на пројекат. А када сви учествују, то доводи до већег задовољства и продуктивности.

Разлози за ниску ефикасност тока посла

Пошто ток посла има много покретних делова, чак и мала промена у једном делу може утицати на целу структуру и ометати ваш организациони напредак.

У наставку су наведени неки од разлога за спор ток посла, унутар тимова и организација у целини.

Неповезани или непродуктивни задаци.

Ако су се ваши процеси променили због унутрашњих фактора или спољашњих услова, можда ћете открити да неки делови тока посла више нису потребни.

Када се ови задаци не уклоне, они постају препреке у вашем току посла, троше ресурсе који су могли бити потрошени на продуктивније акције и стагнирају рад на дуге стазе.

Информације нису форматиране.

Сваки функционални ток посла је заснован на информацијама јер олакшава сазнање где радите, који фактори се примењују и кораке које треба да предузмете да бисте наставили да дајете резултате сада и у будућности.

Пошто се протоком информација не управља интелигентно у токовима посла, ви и чланови вашег тима ћете потрошити више времена на идентификацију релевантних информација него на стварно обављање посла.

Управљање тимом је неорганизовано.

Ако чланови вашег тима не знају на ком делу тока посла треба да раде и немају појма са ким да се консултују у случају проблема, неће се користити велика група запослених.

Пет нових побољшања тока посла за додавање у календар

На радном месту, нејасни и непотребни задаци су међу највећим губитницима времена, као и дуги састанци и нејасни састанци. Међутим, ови проблеми се могу смањити постављањем правих алата.

Истовремено, поједностављивање процедура тока посла се не дешава преко ноћи. Али дугорочно ће вам уштедети новац и време ако се данас потрудите.

Али, одакле почети када је у питању оптимизација тока посла? Па, најочигледније је да прегледате и анализирате свој тренутни ток посла. То ће вам помоћи да уочите сва уска грла како бисте их могли поправити.

Још један очигледан предлог? Ослоните се на алате за аутоматизацију за понављајуће и досадне задатке. А ако радите са другима, дефинитивно су вам потребни алати за сарадњу.

Осим ових уочљивих побољшања тока посла, ево пет нових побољшања на која треба да се фокусирате.

1. Поравнајте своје најважније радове са својом временском линијом

Амантха Имбер, оснивач консултантске куће Инвентиум и домаћин, објашњава Како радим. Сви пратимо овај природни циклус сна и будности. „Свако има јединствен временски образац и он утиче на врхунце и падове енергије које осећамо током наших дана.

Око 10% људи је стереотипно шевекоји се ујутру осећа енергичније“, објашњава Ембер. „На другом крају спектра је 20% становништва. албумили људи који дају све од себе ноћу.“ Као резултат тога, ми обично кренемо ујутру, охладимо се после ручка и завршимо дан са праском.

Можете постићи више ако обратите пажњу на свој временски образац и планирате своје приоритете око своје врхунске енергије, сугерише Дан Пинк, аутор књиге Вхен: Тхе Сциентифиц Сецретс оф Перфецт Тиминг.

У данима када планирам да пишем, радим то ујутру, када сам у стању приправности“, рекао је Емберу. „Поставио сам себи број речи и не бих ништа урадио док не погодим. Штавише, неће користити свој телефон у канцеларији нити проверавати своју е-пошту. “Када постигнем свој циљ, слободан сам да радим друге ствари.” Уместо тога, Пинк користи своју јутарњу енергију да се фокусира на свој посао и избегне ометања.

Има тенденцију да остане фокусиран на изводљиве задатке док му поподневна енергија опада. На пример, одговара на е-пошту или датотеке докумената.

Када будете најпродуктивнији, прво поставите приоритете у свој календар. Затим, након што одговорите на своје жеље, имаћете замаха и енергије да олакшате своје преостале одговорности.

2. Престаните да обављате више задатака

„Мултитаскинг никада није ефикасан начин да проведете своје време, чак и ако вам се тренутно чини тако“, објашњава Дајана Ричи у другом чланку на Алманаху.

„Када радимо више задатака, брзо прелазимо са једног на други, што исцрпљује менталне способности, троши енергију и смањује нашу продуктивност“, објашњава Дајана.

Већина људи који се поносе тиме што су способни да ефикасно обављају више задатака не схватају да су мање ефикасни у решавању више задатака одједном него у извршавању једног по једног задатка.

Требало би да се запитате колико желите да будете ефикасни када откријете да желите да обављате више задатака. Требало би да будете свесни времена и труда који требате да посветите одређеним задацима. Ови задаци могу захтевати да проведете време одвојено од других задатака како бисте могли да посветите пуну пажњу овим задацима.

„Када престанете да обављате више задатака и почнете да се у потпуности фокусирате на један по један задатак, приметићете да се ваша продуктивност повећава“, додаје она.

3. Организујте се

По мом мишљењу, ово може бити обиман ток посла јер укључује и велике и мале.

На пример, можете одвојити 10 минута на крају радног дана да почистите организацију свог радног простора. Такође можете да погледате пријемно сандуче, ажурирате листу обавеза или прегледате календар за недељу.

Приметићете дугорочно побољшање у свом току рада ако елиминишете ову малу количину нереда.

На широј страни организације, потребно је да креирате ефикасан организациони систем. То је једноставан начин да ви и ваш тим уштедите време при тражењу докумената и ресурса. Штавише, можете задржати свој тим на задатку применом организационих стратегија и система за управљање подацима.

Такође бих предложио да поставите јасне рокове за вас и ваш тим. Опет, ово ће задржати све на истој страни и спречити штуцање. У идеалном случају, користите тимски календар тако да свако може да види предстојеће задатке и пројекте.

4. СхипИт Даи Сцхедулинг

Атлассиан је развио концепт који омогућава запосленима да раде на било ком пројекту 24 сата. Запослени се узбуђују када имају прилику да ураде нешто због чега су узбуђени када се на овај начин подстиче креативност. Након што заврше свој дневни задатак, запослени се враћају на посао осећајући се оствареним и мотивисаним.

Чак и ако не водите тим, и даље можете применити овај концепт. На пример, можете заказати СхипИт петком. зашто? Зато што већина нас проводи викенд. А за неке, четвородневна радна недеља може повећати вашу ефикасност и ток посла.

5. Будите мирни и ток посла је укључен

Могуће је да ваши токови посла остану софистицирани само ако дате приоритет да их редовно анализирате и откријете шта функционише, а шта не и шта треба побољшати.

Да бисте постигли ефикасан ток посла, морате;

  • Планирање тока посла за ручни преглед,
  • Стално надгледајте ток рада праћења проблема,
  • По потреби побољшајте свој радни ток
  • Уверите се да ваш ток посла може да настави да испуњава ваше циљеве тестирањем и побољшањем.

Да бисте урадили више са мање ресурса, лакше је елиминисати непотребне кораке и фокусирати се на оно што је потребно за побољшање тока посла.

Где долази ваш календар? Да бисте били сигурни да не заборавите да стално прегледате и побољшавате свој ток посла, додајте ово у свој календар што је пре могуће. Колико пута? До тебе је. Али за новија побољшања тока посла, не бих ишао дуже од месец дана.

Међутим, у већини случајева ово можете заказати као квартални или годишњи задатак.

Кредит за слику: Јесс Баилеи Десигнс; Пикелс. Хвала!

Јохн Рамптон је првобитно објавио пет нових побољшања тока посла за додавање у календар.

Leave a Comment